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HR干货----【解析】离职合规管理及风险防范

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HR干货----【解析】离职合规管理及风险防范

铁打的“营盘”流水的“兵”,铁打的“公司”流水的“员工”。用人单位自成立第一天起,其管理者就必须要面对员工不断更迭的现实。人才的流动,作为劳动者无可厚非;作为用人单位,则必须面临诸多法律风险的防控,如公司机密信息的保护、受训员工服务期的管理、高级人员竞业限制的调查等等,如何做好离职合规管理及风险防控,是用人单位发展的百年大计。

风险警示

不同岗位、不同类型的员工离职对用人单位的影响是不同的。一般情况员工离职主要分为:主动离职和被动离职。主动离职是指由员工主动做出离职决定,包括书面辞职、口头辞职、旷工及自动离职等形式;被动离职是指由用人单位做出,包括解雇、开除、合同到期不续签等形式。无论主动离职还是被动离职都会给用人单位带来不小的冲击。而此时若用人单位HR及时做好员工的离职合规管理及风险防控,则会大大减少用人单位的法律风险。

一、离职风险管理

离职风险管理,主要解决的是“管什么”的问题。从法律角度看,离职是劳动争议高频发生的集中阶段,离职合规管理主要涉及用人单位和劳动者之间的诸多权利和义务,如解雇、辞职、证据、工会、裁员、医疗期、“三期”女职工、离职手续、服务期、培训、竞业限制、工资福利、年终奖、提成、年休假、违约金等。以上问题虽都并非离职本身,却是离职管理中最核心、最关键的法律话题,也正是由于这些问题的出现而使得离职变得复杂、艰难,并使之成为引发劳动争议最大的原因。

如下这些问题都是当下用人单位人事在处理员工离职事宜必须面对的:

(1)如高级管理人员(财务总监、市场总监、销售总监等等)离职并跳槽到另外一个有业务竞争性的公司工作,则会对原用人单位产生致命性打击,甚至倒闭;

(2)如用人单位花费了巨额费用来培训员工,而该员工没有为用人单位服务几天就跳槽;如员工口头辞职,用人单位没有留有相关证据,最后被一些险恶用心的员工钻了空子;

(3)如女职工递交辞职信之后又发现怀孕而要求继续履行劳动合同……

二、离职流程管理

离职流程管理,主要解决的是用人单位HR在处理劳动者离职时需要按照什么样的法律流程操作的问题。如

(1)在劳动争议案件中,用人单位做出的解除行为往往因劳动者拒收而导致用人单位的处分或解雇为被认定为无效或者非法;

(2)如员工不辞而别或者口头告知单位不来上班后,便再也没有和用人单位联系,也不办理工作交接;

(3)如有的员工把用人单位财物、资料携带走后,再无音讯;

(4)如有的员工自动离职数日,用人单位行使了解除权后又被员工以违法解除而告上法庭……而这一系列问题集中反映了用人单位在员工离职流程管理上存在诸多不足。

细究起来,主要问题就是用人单位对于离职流程采用了“一刀切”的科学做法。不同岗位、不同工种、不同地区、不同级别的员工没有很好的区别对待。如对于高级管理人员、职业经理人,用人单位若采取一般化、初级处理方式,则就有可能会激怒员工,进而适得其反;如对于普通一线低级员工,用人单位若采用规范化、标准化的处理方式,则就有可能会弄得员工“丈二和尚摸不着头脑”,搞到最后仍旧是不欢而散。因此,在离职流程管理上,用人单位HR不仅仅是在纸上做做文章,还需要切合离职员工的实际情况,有区别、有差异的对待。

三、离职谈判管理

离职谈判管理,主要解决的是用人单位HR在处理劳动者离职时需要掌握的一些必备谈判技巧。当员工一旦确定要离开用人单位的时候,除了依照用人单位标准化的离职流程,包括填写离职申请单、离职谈判、审批离职申请、工作交接、物品移交、监管交接、退保退金、离职生效、资料归档到整合离职原因等的一系列程序之外,离职谈判是相当重要的一环。
离职谈判做的好与不好直接涉及三个方面问题:

1、“同事”vs“仇敌”

很多劳动者离开用人单位,立马就会转投竞争对手那里去了。如果是一个销售人员,则其直接后果就是会把之前的用人单位中积攒的客户带到下一家去。因此,对于这类人员,用人单位HR在处理其离职事宜时就应当在离职前进行一次深度的开诚布公的面谈。比如,可以一起吃吃饭、喝喝咖啡等等。如此操作,面子里子都有了,离职员工虽不会给用人单位带来多大利益,至少不会作出有损用人单位的事情来了。

2、自负VS谦逊

正如某劳动法专家所说,主动离职实际是员工在用脚对用人单位投票,也是员工对用人单位发泄不满、或者对个人现状不满的一种极端表达方式。因此,对于主动离职的员工,尤其是那些职位高、薪资待遇好、能力强的员工,应当仔细分析其离职原因。

对此,用人单位的HR尽量放低身段,切莫夜郎自大。这也是用人单位提高自身能力、防止人才流失的一种方法。当然,也不要过多期望从离职员工口中获得太多有效信息,没有员工愿意在临走之时还要表达对公司的不满,古语云,多一事不如少一事。

3、老死不相往来VS再续前缘

用人单位对于离职的员工是不是要恨之入骨、老死不相往来呢?还美其名曰,“兔子不吃窝边草”“好马不吃回头草”。其实不然。爱吃回头草的员工对用人单位来说不为是一件好事。

很多员工由于在一个行业圈子内工作久了,则基本就离不开这个圈子了,转来转去还是在这个行业圈子内,说不定哪天又转回来了。而对于这些在外边兜了一大圈的员工而言,对外部情况有了比较深入的了解,因而未来工作稳定性会更强;尤其是到竞争对手那里又回来的员工,其身上的潜在信息价值简直是巨大的。因此,用人单位在离职面谈中可以对某些员工展示出一种博大的胸怀:这既是一种人情味,也是一种非常实际的策略,一举两得。

案例:女职工与用人单位协商解除后发觉怀孕

案情介绍

周某于2008年1月24日至上海A公司工作,双方签订了为期3年的劳动合同。2008年9月初,A公司以经济形势不好、公司业绩不佳、需要裁员为由通知其必须提前解除劳动关系,周某迫于压力无奈于2008年9月28日在A公司出具的协商解除劳动合同协议书上签字同意双方于2008年9月30日正式解除劳动合同。次月7日,周某至医院检查得知其已怀孕44天,遂至A公司要求恢复劳动关系,但遭拒绝。周某某认为,其是在不知道怀孕的情况下,迫于压力,不得已与A公司签署了协议,根据规定怀孕期间单位不得与其解除劳动合同,其签协议行为属于重大误解,故于2008年11月1日起诉至仲裁,要求撤销该行为,与上海A公司恢复劳动关系。

案情基本如下:

 

争议焦点

该案的争议焦点在劳动者与用人单位就离职达成了一致意见并签字后发现怀孕了,是否可以恢复劳动关系。

案例分析

《劳动合同法》第四十八条规定,用人单位违反本法规定解除或者终止劳动合同,劳动者要求继续履行劳动合同的,用人单位应当继续履行。同时,《劳动合同法》亦明确了用人单位不得在女职工孕期、产期、哺乳期解除劳动关系的几种情形。周某、A公司2008年9月28日签订了协商解除劳动合同协议书,并同时办理相关退工手续、工资及经济补偿金的结算。本案审理中,周某虽认为协商解除劳动关系非其主动所为,但对双方系协商解除劳动关系的事实亦是认可的。在周某、A公司劳动关系解除不存在用人单位单方面违法解除的情形下,对周某、A公司劳动关系解除后发生争议的处理,不适用劳动合同法关于用人单位违法解除或者终止劳动合同,劳动者要求继续履行劳动合同的,用人单位应当继续履行。最终法院驳回了劳动者周某的诉求。

 

案例:合同到期前一天请长病假,企业是否有权终止合同

 案情介绍

李某于2008年1月23日入职A公司并签订一份为期6年的劳动合同。2014年1月15日,在A公司的会议室内,A公司人事通知李某劳动合同到期后不再续签了,但是,李某拒绝签收该通知。随后,李某在2014年1月21日的时候到医院纠正并开具了病假单交予公司人事处。当日,公司人事通过邮局给李某快递了一份《合同到期不续签通知书》。随后,李某以公司违法解除为由申请劳动仲裁并主张索赔。

具体如下图所示:


 


争议焦

本案的争议焦点在于:劳动者合同到期的前一天请病假,用人单位是否有权仍旧按照《劳动合同书》中约定的时间来单方面终止劳动合同。

案情分析

在本案中,劳动者请病假的时间节点正好在劳动合同到期前一天,对此,很多用人单位HR都会按照案例中A公司人事的方式操作的。而事实上公司的此种做法是错误的。在《劳动合同法》第42条规定“劳动者有下列情形之一的,用人单位不得依照本法第四十条、第四十一条的规定解除劳动合同:(三)患病或者非因工负伤,在规定的医疗期内的”,本案中李某在劳动合同到期前一天请病假,虽然是在劳动合同到期前一天,但也属于“医疗期”内,单位是不能随便终止与劳动者的合同的,必须顺延至劳动者的法定情形消失为止。

因此,本案,最终判决公司败诉。

 

专家锦囊

在“风险警示”部分,笔者从离职风险管理、离职程序管理、离职谈判管理等三个方面阐释了用人单位HR在离职合规管理中面临的种种风险。在本节,笔者结合自己的办案实务,提出应对之策。

一、防范四大离职风险

1、核心技术泄漏:不同类型的员工离职对用人单位的影响是不同的。那些掌握着核心技术的员工离职,很有可能会将用人单位的关键技术带走;或者离职员工手上掌握着用人单位的商业秘密,如果落在竞争对手处,则会对用人单位的正常业务势必造成巨大冲击。因此,对于这些高精尖、处于要害部位的员工离职,用人单位HR必须要慎之又慎:

(1)离职前,要全面审查其主导研发的、实际负责的、便利获取的核心技术资料等是否完全妥善交接完毕;

(2)审查“竞业限制协议”,对于约定了竞业限制协议的,要及时告知对方的权利和义务,对于没有约定而应当约定要及时查漏补缺;

(3)告知保守“商业秘密”的法律风险,要让离职员工知晓公司哪些资料属于商业秘密,员工不得私自泄漏,否则涉嫌触犯“侵犯商业秘密罪”等;

(4)防患于未然,起初,用人单位在组建研发团队时,尽量不要把关键领域的核心技术集中在某一个员工身上,这种孤注一掷的做法风险很大。

另外, 用人单位还可以在日常工作中建立相应的信息监管制度,如上司有权定期检查下属的业务工作资料和电子档案等,下属应定期上报有关业务信息报表及资料,相关的资料应加强管理、并入档等等。

2、企业客户流失:与用人单位客户直接打交道的销售人员,特别是高级销售经理,其掌握着客户的第一手资料,与客户保持良好的交往,甚至与客户的关系非常密切。这些员工离开用人单位时,势必会带走一大批客户,甚至将客户带给竞争对手,使用人单位失去客户和市场。

对此,用人单位HR应当:

(1)组建客户信息数据库,实施客户关系管理,使客户为用人单位所用,即便是员工离职,用人单位也可以随时掌握客户动态,以不变应万变;

(2)适时调区升职,当某个销售人员可升迁时,就足以证明该员工在该地区上的积累已达到一定程度,已掌握了一个比较有力的“武器”了,当该“武器”的矛头还没有对准自己之前,先把这个“武器”转到企业手里;

(3)构建企业品牌战略,依靠品牌的知名度和美誉度来吸引顾客,让客户信任的是你的品牌,而不是个别的销售人员。 

3、公司人心浮动:企业一旦发生员工离职,特别是关键岗位员工或管理人员离职,势必对未离职的员工产生负面影响,某些影响力大的员工离职事件会造成群体心理动荡,减弱组织的向心力、凝聚力,动摇员工对企业发展的信心。

应对措施:

(1)就离职事件与员工进行积极的沟通,说明原因,鼓励未离职的员工努力工作,让他们对前景充满信心;

(2)做好员工职业生涯的规划与开发,提供必要的正式培训,建立一整套面向未来的培养计划。创建好的企业沟通关系和良好的人员关系,创造一种和谐又富有激情的内部环境。

4、新进人员招聘:“铁打的企业、流水的员工”,员工都有离开的可能,或许是个人原因,或许是公司原因。那么,作为用人单位的HR要提高警惕,提前做好防范工作。

在招聘市场里,我们经常会听到“管理培训生”“人才储备干部”这些很抽象的岗位,特别是一些国际性大企业对此情有独钟。

其实,这就是大企业HR在为公司做好人才更迭的准备工作:(1)老员工有离职的,可以直接从储备人员中抽调递补;(2)储备人才中若有有优秀的,也可以直接单独抽调出来使用,一举两得。因此加强人才储备工作,也是用人单位应对员工离职的一个必要之举。

二、规范离职程序

很多用人单位都会在《员工手册》中规定有明确的离职流程操作,如:填报离职单、离职谈判、审批离职申请、工作交接、办公用品及财产的移交、监督移交、社保办退等等。

用人单位HR在管理离职流程时,应当谨记如下几点:

1、“留痕”。即在操作每一个程序或环节时,必须留有书面或者录音、录像证据,以防谈判破裂之后诉讼时举证所用。

2、“区别”。即区别对待不同岗位员工离职。HR不能为了程序而走程序,必须根据实际情况,区别对待不同类型员工的离职的情况:

(1)如针对高管与一线操作工的离职,HR在程序上就可以灵活机动处理,不能以高管的离职流程严苛于一线操作工身上,反之亦然;

(2)如针对要害部门员工和辅助部门员工离职,HR在工作交接上也可以灵活处理,不能一刀切。

3、“守法”。即HR在处理员工离职时,一定要按照法律规定的程序操作,这也是防范离职风险的一个重要举措。如到期终止要及时支付补偿金,因客观情况发生变化而要提前30天通知等等。

三、优化离职谈判技巧

在前文中,论述了离职谈判在整个离职合规管理中的重要性,掌握的好完全可以事半功倍的。结合离职的流程,提出以下几点,供HR参考:

1、谈判之前: 

HR在谈判之前要做的主要工作就是知己知彼,主要集中在如下两个方面:

(1)整理事实信息

主要是离职员工的一些基本信息,如工作年限、工资基数、福利待遇、社保情况、工作内容、竞业限制、服务期、奖惩情况、医疗期、年休假、公司财务、离职前12个月平均工资等。前述信息,都要尽量做到有书面资料呈现,以免在谈判之时,个别员工会抵赖。

(2)梳理法律规定

如是否需要提前30天书面通知员工、是否需要支付代通知金、员工的离职前12个月平均工资是否超过法定标准、是否需要对员工进行竞业限制以及公司的相关制度规定等等。

2、谈判之中: 

要结合员工的具体特色,灵活机动处理。首先,要对离职人员给予一定的尊重,毕竟离开公司之后,双方就不存在任何隶属关系了。因此,在谈判的时候要卸下双方彼此的身份特征。另外,尽量耐心聆听员工的诉求表达。对其合理合法诉求,HR可以当场决断的,则可及时告知员工;对其不合理或不合法的,HR可以耐心给员工讲解,如分歧较大,则适时终止讲解,切莫激化矛盾。用人单位HR在与离职员工进行谈判的主要目的就是:求同存异。对于“异”,彼此若无法定论或者妥协的,则只能请第三方机构,如仲裁委、法院来决断。

3、谈判之后:

首先就是要做好谈判期间的资料收集归档,如谈判过程中的谈判记录、录音、录像资料等等,以备未来应诉之用。其次,针对“异议”部分,双方可以再次确定时间沟通或者放弃谈判,友好诉讼。